Ti capita di sentirti sopraffattǝ dalla tua to-do-list? È una sensazione molto diffusa. Di solito, nell’affrontare la nostra lista di cose da fare, ci troviamo di fronte alcuni problemi comuni: la lista propone troppe priorità; siamo maggiormente attrattǝ dalle attività che ci appaiono più rapide e semplici; raramente diamo la precedenza a questioni importanti ma non urgenti, come l’apprendimento; le liste di solito vengono redatte senza tenere conto del tempo effettivamente disponibile; le to-do-list mancano di strumenti che ci “costringano” a impegnarci anche se non ne abbiamo voglia.
Una buona soluzione è il “timeboxing”, termine derivato dall’approccio Agile che definisce un metodo di calendarizzazione degli impegni basato sull’individuazione di “box” temporali per ogni attività da svolgere. Ecco perché funziona:
- Ci permette di posizionare ogni attività nel momento giusto, tenendo conto anche delle scadenze e dei ritmi di lavoro altrui. Per esempio, se sappiamo che il video promozionale di cui dobbiamo occuparci dovrà uscire lunedì e che al nostro team servono tre giorni per editarlo, possiamo programmare con anticipo e attendibilità l’inizio dei lavori sul nostro calendario.
- Ci consente di comunicare in modo più efficace: dal momento che tutte le nostre attività possono essere visualizzate graficamente (in forma di box) sul nostro calendario, tuttǝ avranno accesso alla nostra pianificazione e potranno verificare che sia compatibile con la propria.
- È una modalità di registrazione, oltre che di pianificazione. Al termine della settimana, per esempio, possiamo avere una panoramica completa dello stato delle nostre attività, semplicemente guardando il nostro calendario; questa visualizzazione ci permetterà di pianificare al meglio le giornate successive e ci tornerà utile anche se dovremo rendere conto ad altri del nostro lavoro.
- Con il timeboxing abbiamo una maggiore percezione di controllo sul nostro tempo e le nostre attività, e questo senso di controllo è uno dei driver della soddisfazione lavorativa.
- Secondo la “legge di Parkinson”, il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile: se sappiamo di avere molto tempo per portare a termine un’attività, è probabile che lo impiegheremo tutto, anche se non sarebbe necessario. Il timeboxing ci costringe a fissare un momento e una durata predefiniti per ogni attività, contrastando la legge di Parkinson e rendendoci più produttivǝ.
Il timeboxing è un metodo di gestione del tempo a costo zero, che potrebbe rivelarsi decisivo nel frenetico mondo del lavoro contemporaneo.