Ognuno di noi, nel proprio posto di lavoro, si sarà ritrovato almeno una volta nella vita sommerso da email. Può essere frustrante. La frustrazione, però, non è tanto dovuta alla quantità di email che riceviamo ma, piuttosto, alla qualità delle email. In altre parole, non è che riceviamo troppe email, ma riceviamo email negative che si traducono in un ancora maggior numero di email a causa di problemi di comunicazione. È un circolo vizioso senza fine. Ma esistono cinque semplici tattiche che ti possono aiutare a interrompere questo circolo e scrivere email migliori per comunicare in modo più efficace con il tuo team.
- Scrivi l’oggetto perfetto. L’oggetto della tua email è come il titolo di un articolo di giornale. Il destinatario deciderà di aprire la tua email e leggere il tuo messaggio in base a quanto è ben strutturata la riga dell’oggetto. Inoltre, questo ti aiuterà a cercare nei tuoi archivi di posta elettronica per scegliere facilmente tutte le email che stai cercando. Ecco alcuni consigli per aiutarti:
- Includi una versione riepilogativa delle 3W
- Utilizza dei modificatori di prefisso. Se l’email che hai scritto non è orientata all’azione, ovvero le 3W non sono state applicate, aggiungi quelli che sono stati definiti “modificatori di prefisso”, ad esempio: URG. urgente, IMP. importante. Assicurati di includere il prefisso all’inizio della riga dell’oggetto perché si potrebbe perdere alla fine
- Scrivi l’intera email nella riga dell’oggetto. Se la tua e-mail è estremamente breve, usa la riga dell’oggetto stessa come l’intera e-mail, proprio come faresti in un messaggio di testo
- Quando rispondi, cambia l’oggetto solo se strettamente necessario. Quando rispondi a un’email, evita di modificare la riga dell’oggetto a meno che non sia assolutamente necessario. Questo perché renderà più difficile tenere traccia della conversazione e cercare eventuali e-mail in seguito. Inoltre, la maggior parte dei programmi di posta elettronica identifica le e-mail in base al testo della riga dell’oggetto e alcuni addirittura le raggruppano utilizzando il thread di conversazione
- Scrivi email di cinque frasi o meno. Se vuoi che le tue email vengano lette, devono essere brevi: aumenterai la possibilità di ricevere risposte più rapide e ti costringerai a rimuovere tutte quelle formule di scrittura e sintassi che non sono realmente necessarie e che appesantiscono la tua email. Ecco tre suggerimenti che ti aiuteranno a scrivere messaggi più brevi:
- Chiediti “cosa voglio”? La maggior parte delle persone non sa cosa vuole quando invia un’e-mail. Vediamo con chiarezza le cose nella nostra testa, e diamo per scontato che le esponiamo nello stesso modo, ma non sempre facciamo attenzione a tradurle nel modo giusto.
- Vai subito al punto. Arriva al punto il più velocemente possibile proprio all’inizio dell’e-mail. Se vuoi che qualcuno faccia qualcosa, scrivi le azioni. Se vuoi informarli, dillo. Se desideri un feedback, spiegalo chiaramente
- Evidenzia se non è richiesta una risposta o un’azione. Se non hai bisogno di una risposta alla tua email, indicalo nel messaggio. Questo dà ai lettori la possibilità di non dover rispondere e li aiuta a dare priorità alle email che invece necessitano di una risposta.
- Dividi le email molto lunghe in due parti. In alcune situazioni, è utile scrivere e-mail più lunghe, ad esempio se stai riassumendo una discussione importante con un cliente o se vuoi evidenziare le decisioni prese in una riunione importante. Il punto è capire come scriverle in modo che siano comunque leggibili. Il modo migliore è suddividere la tua email in due parti: una sezione di riepilogo e una sezione dettagliata. Ecco due suggerimenti:
- Riepilogo rapido. Etichetta la prima parte della tua email con un sottotitolo “Riepilogo rapido”. Questa sezione di riepilogo rapido dovrebbe essere di cinque frasi o meno. Dovrebbe riassumere i punti principali della tua lunga email e indicare tutte le azioni in modo che non siano sepolte nel tuo messaggio. Se non sono necessarie azioni, indicalo in questa sezione. Allo stesso modo, se aggiungi un allegato di grandi dimensioni all’e-mail, una buona idea sarebbe quella di evidenziare i punti principali dell’allegato nel riepilogo
- Sottotitolo “dettagli”. La seconda parte della tua email dovrebbe essere etichettata come “Dettagli”, “Background” o “Informazioni di supporto”. Qui è dove scrivi tutte le informazioni aggiuntive che supportano il tuo riepilogo.
- Rendi le tue email “scansionabili”. Ormai le persone non leggono più le email, le passano in rassegna con una breve lettura. Devi rendere le tue email facili da vedere e leggere. Ecco alcuni consigli:
- Usa i punti elenco per tutte le tue azioni e domande. Scrivi ogni azione o domanda in un punto elenco separato nei tuoi messaggi di posta elettronica per farli risaltare. Quando usi le 3W, ogni azione dovrebbe essere su un punto elenco separato
- Usa sottotitoli, spazi bianchi, evidenziazioni e/o testo in grassetto. Fai respirare le tue parole usando sottotitoli, spazi bianchi, evidenziazioni e testo in grassetto, senza esagerare però. Il punto è rendere facilitare l’identificazione di ciò che è più importante.
- Assegna le attività da svolgere utilizzando la regola delle 3 W: chi (who), cosa (what) e quando (When). Ogni volta che assegni compiti in un’e-mail a qualcuno, queste 3W sono obbligatorie. Se ne perdi una, aumenterai drasticamente la possibilità di comunicare male.
- La prima W sta per il Chi. Quando assegni un’attività tramite email, fai la richiesta utilizzando il nome di una specifica persona. Se infatti scrivi riferendoti a “Tutti” o “Team”, attiverai quello che viene chiamato l’“effetto spettatore”, in cui tutti presumeranno che qualcun altro svolgerà il lavoro, e nessuno lo fa mai
- Che cosa. La seconda W sta per Cosa. Questa è una descrizione del compito esatto che deve essere svolto. Non essere ambiguo, non lasciare spazio a supposizioni.
- Quando. La terza W sta per quando. Questo si riferisce all’ora e alla data esatte entro cui deve essere completata un’attività, il che significa una scadenza specifica su cui sei perfettamente chiaro.
Se segui queste cinque tattiche alla lettera, diventerai immediatamente un esperto comunicatore di posta elettronica, e finirai per creare fiducia da parte del tuo team, dimostrandogli che le e-mail che invii sono pertinenti.
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