Le aziende stanno perdendo enormi quantità di denaro e le persone sono completamente esauste. Le cause? Il sovraccarico di lavoro e le continue interruzioni causate dal multitasking. La convinzione che gli esseri umani siano in grado di gestire diverse attività di lavoro contemporaneamente è solo un mito e una falsa promessa, i cui effetti non solo peggiorano la qualità del lavoro svolto, ma distruggono anche la fiducia dei lavoratori, che non riescono a performare come vorrebbero.
Inviare un’e-mail, controllare la segreteria telefonica, persino fare il bucato. Le interruzioni uccidono la nostra produttività e creatività. La ragione, seppure semplice, è a volte difficile da capire. Le interruzioni interrompono il flow, trasformando i compiti più veloci in quelli più lunghi. La mente deve smettere di elaborare ciò che stava già facendo per sintonizzarsi su un altro compito. E dopo l’interruzione, deve rifocalizzarsi su ciò che stava facendo in primo luogo. In media, ci vogliono circa 25 minuti per rifocalizzarsi completamente dopo un’interruzione. Quindi, le conseguenze di un’interruzione, anche se all’apparenza veloce e innocua, si protraggono ben più a lungo del compito stesso. Se si considerano le interruzioni sul posto di lavoro, i dipendenti possono dover subire tali conseguenze per un totale che può ammontare fino a cinque ore al giorno. È un sacco di tempo, nonché di soldi sprecati. La perdita di produttività equivale a una perdita di entrate. Questo, insieme agli effetti deleteri che le interruzioni possono avere sulla fiducia in sé stessi e sulla psiche, è una buona ragione per ripensare le operazioni aziendali.
Cosa si può fare per risolvere il problema?
- Bandire le riunioni non pianificate su questioni non urgenti
- Usare gli ordini del giorno nelle riunioni e rimanere sull’argomento. Le discussioni fuori tema spesso provocano ritardi e ulteriori interruzioni nel resto della giornata
- Riservare le interruzioni per le vere emergenze. Piuttosto, creare una lista di richieste in attesa da eseguire in momenti designati della giornata, tipicamente all’inizio o alla fine
- Designare orari “senza interruzioni” validi per tutti, come dalle 10 a mezzogiorno e dalle 13 alle 16
- Quando si impongono delle scadenze, tenere in considerazione i problemi inevitabili che possono sorgere
- Fare un sondaggio per permettere ai dipendenti di dire anonimamente cosa funziona e cosa no
- Fornire una formazione sulla gestione del tempo, dell’organizzazione e della produttività
Nel riconoscere quanto le interruzioni influiscano negativamente su ogni aspetto dell’attività lavorativa, è arrivato il momento di agire, per migliorare il morale e rimpolpare i profitti. Anche le cose più piccole, come chiedere quando aspettarsi un rapporto non ancora scaduto, possono creare distrazioni e portare qualcuno fuori dal flow produttivo, ritardando tutto il resto sulla sua lista.
Le difficoltà nel portare a termine i propri compiti oggi è reale. Ma non deve necessariamente continuare ad esserlo. Si può semplificare il lavoro di tutti riducendo al minimo le interruzioni.
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