La maggior parte dei CEO invia email all’intera organizzazione solo in occasioni speciali, ad esempio per annunciare un’acquisizione. Pochi CEO, invece, utilizzano la comunicazione via mail con cadenza regolare. Le riunioni plenarie possono essere d’aiuto per l’azienda, ma non possono sostituire il valore di una mail regolare da parte del capo, perché le plenarie non sono abbastanza personali e intime e, soprattutto, non lasciano una traccia permanente sulla quale lavorare.
Una mail settimanale da parte del CEO si compone di tre parti: il cosiddetto “top of mind”, ossia gli elementi chiave per il CEO, un update sulla performance e una parte dedicata a varie ed eventuali.
- La chiave di queste email è quella di dare delle aspettative, far capire subito alle persone cosa è off-limits nella strategia di comunicazione aziendale e incentivare una comunicazione trasparente all’interno dei confini stabiliti.
- Tutte le aziende hanno degli obiettivi chiave, stabiliti con una certa cadenza, e una serie di iniziative strategiche volte a raggiungere quegli obiettivi: a questo proposito, l’email del CEO dovrebbe fungere da aggiornamento sullo stato di avanzamento degli obiettivi aziendali, grazie al contributo dei responsabili delle diverse aree aziendali.
- La sezione dedicata alle informazioni aggiuntive può contenere ad esempio apprezzamenti per alcuni team, delle domande specifiche, un messaggio di benvenuto personalizzato per i nuovi colleghi, aneddoti e storie di successo legate a qualche cliente, un riassunto di qualche business review particolarmente importante.
In generale, le email settimanali da parte del capo sono apprezzabili per due motivi: danno al CEO l’opportunità di parlare alle persone e di rafforzare i messaggi e allo stesso tempo cristallizzano gli elementi semi-permanenti degni di nota.
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