*L’immagine è “La Guerra” di Giacomo Balla, 1916
Oggi poche persone hanno il lusso di lavorare su un solo progetto alla volta; la maggior parte di noi si trova a gestire le richieste di molti team contemporaneamente. In teoria, questo sistema di “multiteaming” offre numerosi vantaggi: puoi impiegare la tua esperienza esattamente dove e quando è più necessaria, condividere le tue conoscenze tra i gruppi, e cambiare progetto nei momenti di inattività, evitando costosi tempi morti.
La realtà, però, come abbiamo riscontrato nelle nostre ricerche degli ultimi 15 anni, è molto più complicata. Per molte persone, essere coinvolti in diversi progetti è stressante e meno produttivo di quanto suggerisca la teoria. Passare da un’attività all’altra richiede tempo e consuma attenzione ed energia. Cambiando team, probabilmente devi anche adattarti a ruoli diversi – potresti essere il responsabile in uno e un membro junior in un altro, per esempio – il che modifica non solo il tuo livello di responsabilità, ma anche la tua capacità di gestire le risorse nei momenti critici. Ogni team ha una propria cultura unica, fatta di relazioni, routine, simboli, battute, aspettative e tolleranza all’ambiguità, e tutto questo richiede uno sforzo per essere gestito. E a meno che tu non pianifichi e negozi attentamente il tuo contributo in ciascun team, potresti ritrovarti a svolgere lavori ripetitivi invece di far progredire il tuo sviluppo.
Come puoi gestire il tempo, lo stress e la tua crescita personale se sei coinvolto in più team? E come puoi restare concentrato su ciò che è davvero importante? Parti da una buona pianificazione iniziale e segui alcune semplici regole:
- Dare priorità e sequenziare il lavoro
Ottieni una visione d’insieme. Concentrarsi in modo ristretto sul lavoro quotidiano ti mette in una modalità reattiva, da pompiere. Pianifica controlli regolari sullo stato di tutti i tuoi progetti per annotare le principali scadenze. Identificando in anticipo i momenti critici in cui più progetti avranno richieste elevate, potrai gestire meglio il tuo tempo e impostare aspettative più realistiche. La velocità e le richieste dei progetti determinano la frequenza ideale di questi check-in, mentre lo stile di gestione e il livello di seniority dei tuoi stakeholder stabiliscono il tono con cui si fissano le priorità nei momenti decisivi.
Sequenzia in modo strategico. Scegli un’attività e concentrati intensamente su di essa, invece di fare “giocoleria” tra più compiti. Inizia con l’attività che richiede la maggiore concentrazione e dedicati ad essa completamente. Stabilisci un insieme definito di risultati da raggiungere, individua le azioni necessarie solo per raggiungere quei risultati e segui rigorosamente quel piano. La ricerca dimostra che il “residuo di attenzione” – i pensieri che rimangono dalla precedente attività mentre passi a un’altra – occupa spazio mentale prezioso, quindi meno passaggi tra attività in una giornata, meglio è. Se devi per forza fare multitasking, coordina e raggruppa attività compatibili. Ad esempio, se sai che dovrai rispondere a telefonate a intervalli casuali, lavora a un compito che può essere interrotto facilmente.
- Definire e comunicare le aspettative
Proteggiti. Quando sei concentrato su un compito ad alta priorità, crea un “rifugio mentale” contro le intrusioni inutili. Per esempio, quando sto scrivendo – il mio compito che richiede la massima concentrazione – imposto una risposta automatica alle email in cui informo che non controllerò i messaggi fino a una certa ora del giorno, fornendo però il mio numero di cellulare in caso di emergenza. Dicendo alle persone di non aspettarsi una risposta immediata, ottieni tempo per concentrarti, rassicurandole che ti occuperai della questione in seguito. Includere il numero di telefono segnala la disponibilità a rispondere, ma fa anche riflettere su quanto urgente sia davvero la richiesta.
Documenta e comunica i progressi. Mostrare segnali di avanzamento aiuta i leader di team a sentirsi più sicuri e informati. Sii trasparente quando emergono dei problemi. Prima comunichi: “Ho un conflitto e potrei avere difficoltà a garantire il 100%”, più fiducia otterrai. Un collaboratore esperto intervistato nelle nostre ricerche ha raccontato che spesso risponde alle richieste del team con due semplici parole: “Ci sto.” Anche una risposta così breve comunica ai colleghi che hai ricevuto la loro richiesta e che risponderai con più dettagli quando potrai.
Ottimizzare lo sviluppo personale
Conosci te stesso. Un grande svantaggio del multiteaming è la ridotta esposizione ad esperti di aree diverse, il che diminuisce sia la possibilità di apprendere sia quella di farsi notare. Sotto pressione, è forte la tentazione di contribuire solo con ciò che già si conosce bene, invece di investire sull’apprendimento reciproco. Devi prenderti carico dei tuoi obiettivi di sviluppo e del tuo percorso. Identifica le persone da cui vuoi imparare nel team. Comunica chiaramente i tuoi obiettivi sia al leader sia agli esperti da cui desideri apprendere.
Costringiti a crescere. Dopo aver chiarito i tuoi obiettivi di sviluppo, dedica tempo reale all’apprendimento. Le ricerche mostrano che un elemento critico per l’apprendimento è il tempo passato a riflettere e integrare le nuove informazioni. Questa è una sfida, perché il multiteaming ci costringe a saltare da un progetto all’altro con l’obiettivo dichiarato di ridurre i tempi morti. Per questo motivo, devi programmare in modo intenzionale e esplicito momenti di riflessione. Naturalmente, non devi esagerare al punto da diventare un collo di bottiglia per il team, ma assicurati che i tuoi colleghi considerino la riflessione come “lavoro reale”.
In tutto il mondo, i benefici economici significativi del multiteaming lo hanno reso una prassi consolidata, soprattutto nel lavoro della conoscenza, nonostante lo stress e i rischi che può comportare per chi lavora su più team contemporaneamente. Come membro di questi team, puoi gestire consapevolmente i compromessi del lavorare in un’organizzazione sovraccarica e ottenere anche tu alcuni dei benefici di questo approccio.
**Il presente articolo è stato tradotto integralmente da un consulente PRIMATE.
***Fino ad ora abbiamo utilizzato un linguaggio inclusivo inserendo i corrispettivi femminili dei termini e usando la vocale schwa (ə) quando possibile; purtroppo diversi lettori ci hanno segnalato che queste soluzioni rendevano poco scorrevoli gli articoli, pertanto abbiamo scelto di ripristinare le frasi al maschile solo per facilitare la lettura.