Molte organizzazioni stanno introducendo giornate senza riunioni, ma trovare il giusto equilibrio settimanale richiede una riflessione accurata. Questo articolo esplora l’efficacia di questa pratica e l’effetto che ha su produttività, collaborazione e benessere delle persone.
Le riunioni sono sempre più numerose e lunghe, in particolare dopo il passaggio al lavoro remoto e ibrido. Prima della pandemia, il 71% dei e delle middle-manager considerava le riunioni costose e improduttive, e oggi molte organizzazioni, come Facebook e Atlassian, stanno cercando di ridurre la loro frequenza attraverso l’introduzione di giornate senza riunioni. In queste giornate, le persone lavorano in modo autonomo e collaborano a un ritmo che è conveniente per loro, senza essere costrette a rispettare un’agenda rigida.
I benefici di ridurre il numero di riunioni sono notevoli. Un’indagine su 76 aziende con più di 1.000 dipendenti ciascuna ha mostrato che la riduzione delle riunioni migliora l’autonomia, la comunicazione, l’impegno e la soddisfazione, riducendo nel contempo lo stress e il micromanagement. Questi effetti sono stati particolarmente pronunciati nelle aziende che hanno introdotto tre giornate senza riunioni alla settimana.
Le aziende che hanno implementato due giorni senza riunioni alla settimana hanno visto un aumento della produttività del 71%, grazie a un maggiore senso di autonomia delle persone, che si sono sentite più libere di organizzare il proprio lavoro. L’eliminazione di una parte significativa delle riunioni ha migliorato la cooperazione e ridotto lo stress, contribuendo al benessere psicologico, fisico e mentale delle persone. Quando le giornate senza riunioni sono aumentate a tre, i miglioramenti sono stati ancora più evidenti, con un incremento della cooperazione del 55% e una riduzione del 57% dello stress.
L’introduzione di giornate senza riunioni ha un impatto positivo anche sulla comunicazione, rendendola più chiara ed efficiente. In assenza di riunioni, le persone hanno usato strumenti di gestione dei progetti per comunicare meglio, riducendo malintesi e frustrazioni. Ad esempio, nelle aziende che hanno adottato quattro giorni senza riunioni, il micromanagement è diminuito del 74%, le persone si sono sentite più coinvolte e hanno lavorato con maggiore impegno. Tuttavia, dopo un certo punto, i benefici delle giornate senza riunioni cominciano a diminuire. La riduzione delle riunioni oltre il 60% non ha portato a ulteriori miglioramenti significativi in termini di produttività, impegno e cooperazione. Addirittura, eliminare completamente le riunioni ha provocato una diminuzione della soddisfazione e della produttività.
Il numero ottimale di giornate senza riunioni è tre, con due giorni riservati alle riunioni. Questo equilibrio permette alle persone di socializzare, cosa che è particolarmente importante in un ambiente di lavoro remoto. Le riunioni, pur non essendo il modo più naturale di interagire, offrono opportunità di connessione sociale. Quando queste vengono eliminate, il rischio di isolamento aumenta, quindi è importante per i middle-manager creare opportunità per socializzare in modo informale, come durante le pause caffè virtuali.
Passare a un numero ridotto di riunioni richiede creatività nella pianificazione. Le persone potrebbero cercare di spostare le riunioni in altri giorni, sovraccaricando le loro agende e creando stress. Per evitare questo, è necessario organizzare bene le riunioni rimanenti, assicurandosi che siano utili e abbiano un’agenda chiara. Le aziende dovrebbero stabilire regole per evitare riunioni inutili e incoraggiare le persone a cancellarle quando non sono veramente necessarie.
Come implementare una politica di giornate senza riunioni? Il primo passo è raccogliere il feedback del team e spiegare chiaramente i motivi della nuova politica. È anche importante incoraggiare un ambiente informale, dove le persone possano esprimersi liberamente, condividendo anche temi non strettamente legati al lavoro. Inoltre, le riunioni devono essere meglio organizzate, con ruoli assegnati per rispettare l’agenda e garantire che ogni incontro sia produttivo.
In conclusione, la riduzione delle riunioni favorisce una collaborazione più efficiente e aiuta le persone a concentrarsi meglio sul proprio lavoro. La chiave del successo sta nell’introdurre un numero equilibrato di giornate senza riunioni, mantenendo però alcuni giorni per il confronto diretto e la gestione delle attività collaborative.
*La presente sintesi è stata realizzata con l’IA e rivista dai consulenti PRIMATE.