Tra i più discussi effetti del Covid c’è di sicuro il notevole aumento delle riunioni, con cui si cerca di compensare l’impossibilità di confrontarsi rapidamente, come avveniva quando si condividevano le giornate in ufficio. Già prima della pandemia, il 71% dei manager pensava che le riunioni fossero costose e improduttive. Ad oggi un lavoratore spende più dell’85% del suo tempo in riunioni, con riconosciuti effetti dannosi per la salute fisica e mentale. Tuttavia, proprio lo shock causato dalla pandemia rende difficile diminuire il numero di riunioni: lavorare è diventato più complicato, come possiamo farlo bene se non possiamo neppure incontrarci, virtualmente o dal vivo?
Per esplorare concretamente il tema, l’Università di Reading ha proposto ad aziende con più di 1.000 dipendenti ciascuna e attività in più di 50 paesi di sperimentare una formula che promette un aumento della produttività del 70%: uno o due giorni senza riunioni né incontri individuali. Nell’ultimo anno, 76 aziende hanno accettato la sfida: per il 47% due giornate meeting free, il 35% ha rilanciato a 3 giorni, mentre un ambizioso 7% ha addirittura eliminato del tutto le riunioni. Con quali risultati?
Maggiore autonomia dei lavoratori: l’introduzione di due giorni liberi da riunioni ha aumentato la soddisfazione dei lavoratori quasi del 50%: con una maggiore flessibilità e la libertà di contattare in autonomia i colleghi, hanno riscoperto conversazioni e confronti attivati in autonomia ed informali, mentre sono diminuite le situazioni caratterizzate da basso livello di interazione.
Meno stress: i calendari si svuotano e le persone si sentono meno sopraffatte dagli impegni. Questo ha ridotto sensibilmente il numero di lavoratori che afferma di sentirsi stressato dal lavoro: -26% con un giorno libero, – 43% con due giorni, riducendo così l’epidemia di burnout che ha caratterizzato questo periodo storico.
Aumenta la produttività: la riduzione della micromanagement e dello stress ha inciso anche sulla produttività: con due giorni senza riunioni il livello di produttività generale può aumentare di oltre il 70%, con un giorno libero l’aumento è del 35%.
Più consapevolezza degli obiettivi: ridurre il numero di riunioni aiuta i lavoratori a non perdersi nei dettagli ed a focalizzarsi di più sui risultati da raggiungere, chiarendo così gli obiettivi e dedicandovi tutte le proprie energie e capacità.
Evoluzione dell’idea di ufficio: le giornate senza riunioni permettono anche di vivere l’ufficio in modo diverso: non è più il centro di ogni attività lavorativa, ma una sorta di strumento che usiamo solo quando ne abbiamo bisogno. Andare in ufficio diventa un’occasione piacevole di incontro, un atto riservato a occasioni speciali. Un’azienda ha incoraggiato i collaboratori a inserire una risposta automatica nelle loro e-mail. “Sono in ufficio oggi, quindi non sarò in grado di rispondere al tuo messaggio, ti risponderò quando sarò fuori ufficio”.
In maniera controintuitiva, la ricerca ha indicato che troppe riunioni rendono inefficace la collaborazione e, interrompendo continuamente il flusso del pensiero e la concentrazione riducono la produttività. Anche se i vantaggi in termini di soddisfazione, produttività, coinvolgimento e cooperazione iniziano a stabilizzarsi quando si riducono le riunioni, decrescono quando le riunioni vengono completamente eliminate.
È comunque davvero interessante notare che nessuna delle aziende coinvolte nello studio è tornata ai vecchi metodi dopo la sperimentazione.
Se vuoi approfondire i risultati della ricerca, puoi leggere questi due articoli: