Le riunioni: sono necessarie, ma spesso portano via tempo a progetti importanti, si trascinano senza un motivo, sono stressanti o diventano semplicemente noiose. David Gasca, Product Manager a Twitter, ha creato un manuale e una guida su come affrontare le riunioni, partendo dalla sua personale esperienza di quelle che definisce “Riunioni Silenziose”: cosa sono, come si organizzano. Questo è un breve riassunto degli elementi più importanti che le caratterizzano.
Le tipiche “riunioni ad alta voce” possono trasformarsi spesso in tempo speso male per numerose ragioni: molte riunioni hanno ordini del giorno poco chiari, quando li hanno, e se non sono state preparate bene difficilmente portano dei risultati. In più, spesso le riunioni non offrono del materiale condiviso da leggere, e così i partecipanti non possono andare alla loro velocità nel comprendere le cose o tornare a leggere qualcosa che si sono persi. Le presentazioni, poi, sono spesso o troppo veloci o troppo lente, almeno per una parte del gruppo. In molte riunioni parlano solo poche persone, mentre il resto dei partecipanti non ha l’opportunità di commentare o di condividere il proprio pensiero, e questo succede soprattutto quando la riunione coinvolge molte persone. Poi ci sono problemi come le domande incoerenti, le difficoltà legate ai partecipanti a distanza, quelle relative alla lingua, e in generale ad un’efficienza bassa, dovuta al fatto che ascoltare richiede più tempo che leggere le informazioni da soli.
Le Riunioni Silenziose provano a contrastare tutti questi punti, mettendo in atto 4 azioni:
- In una Riunione Silenziosa viene scelto un facilitatore, viene preparata un’agenda ben definita, che mostri perché la riunione sia necessaria, e la logistica e tutte le necessità organizzative sono affrontate prima che inizi. Quando viene convocata una riunione, occorre definire quali sono gli obiettivi, quali gli scopi che vanno oltre gli obiettivi, quale sarà la metodologia di svolgimento, chi sarà il facilitatore e chi farà il verbale.
- Si prepara una “tavola di lettura”, un documento per tutti i partecipanti che sia la fonte principale delle informazioni durante la riunione e su cui ci si soffermerà a discutere, commentare e riflettere. La differenza con le classiche letture pre-riunione sta nel fatto che la tavola di lettura viene letta durante la riunione, per assicurarsi che ognuno abbia tempo per leggere tutte le informazioni e possa quindi unirsi ad una discussione produttiva.
- L’attività principale durante una riunione silenziosa è la lettura della “tavola”. In questo modo, ognuno può leggere e rileggere alla propria velocità, e tutti possono usare tecnologie cooperative e aggiungere commenti e pensieri direttamente sul documento. Viene dedicato un tot di tempo alla lettura, anche dei commenti appena aggiunti.
- Il facilitatore agevola lo svolgimento della riunione, riassumendo i commenti e guidando la discussione successiva. Mentre tutti sono impegnati a leggere e a commentare, il facilitatore esamina il documento per evidenziare argomenti comuni o preoccupazioni e tagga le persone più adatte a rispondere alle domande in questione. Il facilitatore decide su quali argomenti concentrarsi, quali spostare ad altre riunioni, quali devono essere i passi successivi, tenendo sempre d’occhio il tempo.
Le Riunioni Silenziose funzionano bene soprattutto per la presa di decisioni complesse, che richiedono un’analisi approfondita in piccoli e grandi gruppi. Quando invece la riunione ha anche lo scopo di costruire una relazione o discutere argomenti carichi emotivamente, è più semplice sedersi e avere una conversazione vera e propria. Lo stesso vale per riunioni che vogliono ispirare o per conferenze: qualunque cosa che non sia così focalizzato su un tema specifico richiederà una narrazione più ampia ed una comunicazione “ad alta voce”. Perciò, anche se le riunioni silenziose sono meravigliose, prima di organizzarle considerate se è necessario fare una riunione, e se occorre davvero far partecipare tutti coloro che abbiamo in mente. Le riunioni silenziose sono un modo molto efficace per cambiare la natura del lavoro, ma perché funzionino rimane importante continuare a organizzarle solo quando sono davvero necessarie, e facendo sì che gruppo di partecipanti sia il più piccolo possibile.
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