Spesso la frenesia che pervade le organizzazioni è legata alla cultura della falsa urgenza, che ci spinge a dare priorità ad attività poco significative. Questa tendenza è stata amplificata dalla pandemia, che ha determinato un aumento della connettività e ha innalzato le aspettative sulla rapidità delle risposte. In molti casi sono i e le leader stessǝ a incoraggiare questa cultura, danneggiando le prestazioni della squadra e la propria salute mentale.
Ecco alcuni suggerimenti per cambiare rotta:
- Riconoscere i segnali
Se, per esempio, la nostra squadra è in uno stato cronico di sopraffazione e reattività, si trova costantemente a lavorare la sera e nel fine settimana o non è in grado di definire bene le priorità, probabilmente stiamo coltivando senza volerlo una cultura della falsa urgenza. - Individuare la fonte
Spesso alla base della falsa urgenza c’è l’ansia, che può essere dovuta alla paura di non soddisfare le aspettative di capi, colleghǝ e clientela o di perdere occasioni importanti per il business. Chiediamoci cosa scatena la nostra percezione di urgenza e proviamo a riformulare le convinzioni che ci tengono ancoratǝ a comportamenti controproducenti; per esempio, passiamo da “se dico di no a una richiesta sembrerò poco coinvoltǝ/competente” a “mettere in discussione rispettosamente le priorità è un segnale di impegno”. - Definire spietatamente le priorità
La ricerca ci dice che tendiamo a svolgere prima le attività che hanno una scadenza imminente, anche se non sono le più rilevanti; inoltre, ragioniamo per addizione più che per sottrazione, aumentando il carico di lavoro invece di alleggerirlo, e il bias dei costi irrecuperabili ci spinge a perseverare in progetti su cui abbiamo già investito molto anche se non si stanno rivelando efficaci. Per evitare queste “trappole”, è importante creare una distanza psicologica tra noi e le situazioni lavorative che affrontiamo, per esempio chiedendoci cosa diremmo a un amico che si trovasse al nostro posto. È utile anche creare dei promemoria che ci segnalino l’importanza del fare meno e imparare a valutare non solo i costi dell’abbandono di un progetto poco produttivo, ma anche quelli del suo mantenimento. - Usare la “procrastinazione strategica”
Per quanto sembri controintuitivo, nel mondo in cui viviamo oggi iniziare un’attività e concluderla solo quando si arriva in prossimità della sua scadenza è un buon modo per non farsi cogliere dalla falsa urgenza e lasciare spazio a innovazione e creatività. - Controllare le richieste esterne
Come leader, abbiamo anche la responsabilità di proteggere il team dalle false urgenze derivanti dall’esterno. Prima di accettare le richieste, valutiamo costi, benefici e priorità e cerchiamo dei compromessi: questo tipo di pensiero strategico fa parte del nostro lavoro di leadership. Offriamo anche a collaboratori e collaboratrici delle linee guida per gestire al meglio le richieste esterne. - Creare una cultura dell’urgenza reale
Definiamo criteri specifici per decidere cosa è davvero urgente, facciamo revisioni periodiche per rivalutarli e per rilevare casi di falsa urgenza, e chiariamo le aspettative sui tempi di risposta; per esempio, potremmo stabilire che il tempo di risposta a una mail è di 24 o 48 ore, a meno che non sia contrassegnata come urgente. Inoltre, è fondamentale creare un ambiente psicologicamente sicuro, che permetta alle persone di sentirsi a proprio agio nel mettere in discussione priorità e scadenze.