Non ci sono vere e proprie regole per condurre un incontro 1:1, eccetto il fatto che deve essere utile in particolare per il collaboratore. E’ possibile però considerare alcuni punti di attenzione che possono renderlo più efficace. Jessica Powell (già vice presidente di Google), per esempio, ha creato con Coda – un editor di documenti su Cloud– un template aperto e modificabile che condivide con i propri collaboratori e che verifica che i tre elementi principali dei suoi incontri bilaterali siano presi correttamente in considerazione: 1- le aspettative dei manager e del dipendente; 2- l’ordine del giorno per dare una struttura all’incontro; 3- che il lavoro giornaliero del dipendente sia allineato con i suoi obiettivi.
1 – Chiarire le aspettative
È fondamentale tenere a mente che sia il manager sia il dipendente portano con sé un bagaglio di esperienze lavorative e manageriali pregresse, con il quale affrontano le nuove sfide e le nuove relazioni. Per questo motivo è importante chiarire le proprie aspettative sin dall’inizio, prima di cimentarsi in un lavoro insieme, e ricordarsi che ogni lavoratore ha diversi punti di forza e debolezza che richiederanno diversi livelli di supporto. In particolare, è importante sapere cosa il collaboratore ritiene utile affrontare in questi incontri. Il manager, a sua volta, può indicare cosa vorrebbe affrontare regolarmente, quali argomenti si aspetta di condividere e con quali tempi. E a proposito di tempo, potrebbe anche segnalare l’esistenza di alcuni impegni personali, per facilitare le modalità e le tempistiche predilette in termini di comunicazione. Questo si applica, ovviamente, anche agli stili di lavoro, come l’organizzazione dei briefing o la condivisione dei materiali. In generale, è importante essere chiari riguardo alle proprie aspettative: le persone non possono leggere la mente.
2 – Focus
A differenza dei comuni elenchi utilizzati come ordine del giorno, il modello creato su Coda fornisce una struttura che copre precisi aspetti fondamentali per una riunione:
- Come si sente il dipendente? Ha bisogno di supporto o vuole festeggiare un successo che ha appena ottenuto?
- Argomenti di discussione: di cosa vuole discutere il dipendente? Ci sono punti salienti o problemi da analizzare insieme?
- Istantanea degli obiettivi: il modello offre la possibilità di fissare gli obiettivi del trimestre e tenere traccia dei progressi settimanalmente.
3 – L’importanza della coerenza e dell’ascolto
Qualunque sia la frequenza con cui avvengono le riunioni, è importante cercare di essere costanti e coerenti. Molti manager tendono ad annullare questo tipo di incontri, ma i meeting 1:1 hanno un diverso valore per ogni dipendente, e per molte persone rappresentano un’occasione per essere ascoltati e per ricevere il giusto riconoscimento e supporto. Per un manager, questo può significare il semplice atto di sedersi e ascoltare, ma non si può cercare di ottimizzare ogni minuto passato con un dipendente.
In conclusione, è importante assicurarsi che si venga a creare un ambiente in cui i dipendenti possano partecipare andando oltre la spunta di un elenco puntato.
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