*L’immagine è “Automobile in corsa” di Giacomo Balla, 1925
La crisi del calendario è reale: quasi la metà di tutte le riunioni potrebbe essere eliminata senza alcun impatto negativo, ma la maggior parte delle organizzazioni fatica ad apportare cambiamenti significativi. Aziende leader come Dropbox e Slack hanno trovato la soluzione, ottenendo un’efficacia delle riunioni del 69% e l’85% delle persone che dichiara che i programmi di gestione del tempo sono un vantaggio significativo.
La maggior parte dei tentativi di risolvere il sovraccarico del calendario fallisce perché sono troppo localizzati o temporanei. I singoli team possono stabilire buone pratiche, per poi vederle erose dalle richieste interfunzionali. I leader dichiarano la “bancarotta del calendario”, per poi ritrovarsi di nuovo sommersi nel giro di pochi mesi.
Ecco come ottenere risultati nella vostra organizzazione e farli rimanere: cinque elementi cruciali per un cambiamento sostenibile
- Assicurare l’allineamento dei dirigenti
Il successo inizia con il riconoscimento da parte dei dirigenti che l’eccesso di riunioni ha un impatto diretto sulla produttività e sul burnout. Questo riconoscimento può comportare delle sfide: i dirigenti vedono i propri calendari e pensano “non c’è niente che possa dare”. Spostate l’attenzione e progettate programmi che proteggano il tempo dei manager e dei direttori in prima linea. Spesso sono i più schiacciati tra il lavoro individuale e il sovraccarico di coordinamento. Fate in modo che si tratti di prestazioni, non solo di preferenze.
- Costruire buone abitudini in modo graduale
Sebbene sia allettante cercare di risolvere molti problemi in una volta sola, stabilire alcune buone abitudini di riunione aumenta le probabilità di successo e consente di prendere slancio. Scegliete una o due aree su cui concentrarvi per prime, preferibilmente basandovi sul feedback interno dei vostri problemi più rilevanti:
- Rendere più facile dire “no”. Stabilite i principi delle riunioni (dibattiti, decisioni e sviluppo) e rendete più facile chiedere “non può essere un’e-mail?”.
- Imporre una o due regole per le riunioni. Niente riunioni senza ordine del giorno e scopo, ruoli chiari per i partecipanti o riunioni che iniziano cinque minuti dopo l’ora.
- Chiedete ai leader di eseguire controlli sul calendario del team una volta al mese. Ottenete il feedback del team su quali riunioni possono essere eliminate o rese asincrone. Meglio ancora, utilizzare il time boxing combinato con la definizione degli obiettivi per migliorare l’uso del tempo e concentrarsi sulle priorità.
- Sfruttare la tecnologia. Registrate tutte le riunioni e utilizzate l’intelligenza artificiale per prendere appunti e riassumere. Pubblicate i risultati internamente per ridurre la FOMO e aumentare la trasparenza.
- Iniziare in piccolo, scalare in modo intelligente.
Le opportunità più grandi non risiedono solo in best practices di riunione, ma anche in un migliore controllo dei nostri calendari. Ciò include il coordinamento degli orari per i team attraverso i fusi orari e l’aumento del tempo di concentrazione per il lavoro profondo. Alcuni programmi, come le giornate “senza riunioni interne”, dovrebbero essere implementati in tutta l’azienda, se possibile. Un accordo trasversale aumenta le probabilità di successo. Molti programmi hanno successo quando vengono sperimentati prima a livello di team o di funzione, per dimostrare che i risultati sono evidenti. Alcuni esempi:
- Orari di collaborazione fondamentali che assicurano che tutti si impegnino a essere disponibili per riunioni, chiamate e chat (ad esempio, dalle 10 alle 14 PST).
- Giorni di divieto di riunione, ad esempio i venerdì di Focus, con chiare eccezioni per clienti e candidati.
- Le settimane trimestrali “senza riunioni” non solo possono fornire una pausa per il lavoro profondo, ma possono anche essere un’opportunità per i responsabili delle riunioni di rivedere gli obiettivi, le necessità e i partecipanti.
Testatele in una funzione, perfezionate l’approccio e poi personalizzatele per i diversi team. Le revisioni della pipeline di vendita, ad esempio, necessitano di processi asincroni diversi rispetto agli stand-up meeting di progettazione.
- Misurare ciò che conta
Utilizzate i dati per orientare i vostri sforzi e per responsabilizzarvi. Tracciate le metriche che contano, ad esempio il tempo trascorso in riunioni con più di 10 persone. Alcune organizzazioni, come Spotify, calcolano anche il costo diretto del tempo dedicato alle riunioni per dimostrare l’impatto. I sondaggi trimestrali sull’efficacia delle riunioni e sulla disponibilità di tempo di concentrazione, insieme agli indicatori di burnout per livello e funzione, possono essere misure molto efficaci. Discutere i risultati dei sondaggi e delle misurazioni nelle sessioni esecutive può spingere i colleghi ad apportare miglioramenti.
- Rinforzare continuamente
Le buone abitudini sono difficili da costruire e facili da interrompere. I leader devono impegnarsi non solo in misurazioni regolari, ma anche in comunicazioni coerenti. Fate dell’efficacia del calendario un argomento regolare nelle riunioni trimestrali dei dirigenti e nelle conversazioni della leadership. Bloccate il tempo protetto direttamente nei calendari organizzativi. Creare team interfunzionali per promuovere l’adozione e condividere i risultati e gli apprendimenti nelle riunioni di tutti i dipendenti.
Far sì che si applichi: i principi chiave
Il successo richiede la messa in discussione di presupposti fondamentali sul modo in cui il lavoro viene svolto. La collaborazione non riguarda solo le riunioni sincrone: i team possono sfruttare efficacemente la comunicazione asincrona sia scritta che video. L’importante è stabilire chiare aspettative di risposta: ad esempio, nessun membro del team dovrebbe aspettare più di un giorno lavorativo per una risposta su approvazioni o revisioni. Anche la comunicazione video asincrona può essere un modo molto efficace per comunicare informazioni, invece di ricorrere a riunioni obbligatorie.
Risultati concreti
Le organizzazioni che si impegnano in questo approccio vedono risultati impressionanti. Dropbox ha raggiunto oltre l’80% di adozione delle ore di collaborazione principali a livello globale. Slack ha scoperto che l’85% delle persone considera i programmi di concentrazione un vantaggio significativo, superiore a molti vantaggi monetari.
L’investimento paga: i team con migliori abitudini di calendario mostrano un maggiore engagement, un minore turnover e un’esecuzione più rapida. Nell’ambiente odierno, caratterizzato da continui cambiamenti e da un crescente burnout, potete permettervi di non agire?
Leggi l’articolo in lingua originale di Brian Elliott su Charter Works
**Traduzione integrale dell’articolo in inglese ad opera dei consulenti PRIMATE.
***Fino ad ora abbiamo utilizzato un linguaggio inclusivo inserendo i corrispettivi femminili dei termini e usando la vocale schwa (ə) quando possibile; purtroppo diversi lettori ci hanno segnalato che queste soluzioni rendevano poco scorrevoli gli articoli, pertanto abbiamo scelto di ripristinare le frasi al maschile solo per facilitare la lettura.